Concept: deze tekst wordt nog juridisch nagekeken en is nog niet definitief.

Privacyverklaring Lobbyrate

1. Verwerkingsverantwoordelijke

[ONDERNEMING], [RECHTSVORM], handelend onder de naam Lobbyrate, [ADRES], ondernemingsnummer [ONDERNEMINGSNUMMER]. Contact voor privacyvragen: [E-MAIL].

2. Welke gegevens, waarvoor en op welke rechtsgrond

Wanneer	Welke gegevens	Doel	Rechtsgrond (AVG)	Bewaartermijn
U vult het contactformulier in	naam, hotel, e-mail, website, uw bericht	uw vraag beantwoorden en een eventuele offerte maken	precontractuele maatregelen (art. 6.1.b) en toestemming voor het contact (art. 6.1.a)	12 maanden na het laatste contact, tenzij u klant wordt
U wordt klant	contact- en facturatiegegevens, gegevens nodig voor de opdracht	uitvoering van de overeenkomst, facturatie	overeenkomst (art. 6.1.b), wettelijke verplichting (art. 6.1.c)	duur van de overeenkomst; facturen 10 jaar (boekhoudkundige bewaarplicht) [ES: termijnen volgens Spaans recht]
Prospectie bij hotels	naam en adres van het hotel, onpersoonlijk zakelijk e-mailadres (bv. info@), website, publieke ondernemingsgegevens (KBO), publieke kenmerken van de website	hotels gericht en persoonlijk informeren over onze diensten	gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f), in combinatie met art. XII.13 WER en het KB van 4 april 2003 (alleen onpersoonlijke adressen van rechtspersonen)	max. 12 maanden zonder reactie; bij bezwaar alleen nog op onze blokkeerlijst
U vraagt ons geen berichten meer te sturen	e-mailadres of domein, datum	ervoor zorgen dat we u niet opnieuw contacteren	wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang	zolang nodig om het bezwaar te respecteren
U bezoekt de website	technische loggegevens (IP-adres, browser) bij de hostingprovider	beveiliging en werking van de site	gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f)	volgens het beleid van de hostingprovider (beperkt)

Wij gebruiken op deze website geen tracking- of advertentiecookies. [Aan te passen als er later analytics komt.]

3. Waar we prospectiegegevens vandaan halen

Uit publieke bronnen: de eigen website van het hotel, het Basisregister Vlaams Logiesaanbod (open data van Toerisme Vlaanderen) en de KBO Public Search. Wij gebruiken geen namen of persoonlijke e-mailadressen van medewerkers en kopen geen adresbestanden. In onze eerste e-mail vermelden we waar we het adres vonden en hoe u bezwaar maakt (art. 14 AVG).

4. Ontvangers en verwerkers

Wij verkopen geen gegevens. Wij werken met deze dienstverleners als verwerker [in te vullen of aan te passen na de keuze]: - Cloudflare, Inc. (hosting van de website en het formulier) - [Google Workspace / Zoho] (e-mail) - [Resend] (meldingen van het contactformulier) - [Stripe Payments Europe] (betalingen) - [boekhouder of boekhoudsoftware]

Sommige van deze leveranciers kunnen gegevens buiten de EER verwerken. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

5. Uw rechten

U kunt uw gegevens inzien, laten verbeteren of laten wissen. U kunt de verwerking laten beperken, uw gegevens laten overdragen, en bezwaar maken, in het bijzonder tegen direct marketing: dat bezwaar volgen wij altijd en onmiddellijk. Gegeven toestemming kunt u op elk moment intrekken. Stuur uw verzoek naar [E-MAIL]. Wij antwoorden binnen een maand.

6. Klacht

U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. [Spaanse onderneming: Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es.]

7. Beveiliging

Wij beperken toegang tot het noodzakelijke en gebruiken tweestapsverificatie op onze accounts. Wachtwoorden van klanten vragen wij niet: wij werken met gebruikersrechten die de klant zelf toekent en weer kan intrekken.

8. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan.